Arkevia se présente comme un coffre-fort numérique ultra sécurisé permettant de protéger et stocker efficacement vos données sensibles pendant 50 ans. Adapté tant aux salariés qu’aux employeurs, ce service répond aux besoins actuels en offrant une sécurité des données renforcée, une confidentialité absolue grâce à un système de cryptage avancé et un accès sécurisé disponible à tout moment. Nous verrons ensemble comment son fonctionnement répond aux enjeux de continuité, d’accessibilité et de conformité, en vous détaillant :
- Le principe et l’utilisation pratique d’Arkevia pour stocker vos documents administratifs
- Les étapes simples d’inscription et de gestion des fichiers
- Les bénéfices réels en matière de sécurité, d’économie et d’écologie
- Les avis et retours d’expérience pour vous guider dans votre choix
Ouvrons ce guide complet qui fait d’Arkevia une référence incontournable pour sécuriser vos archives numériques dans un monde de plus en plus digitalisé.
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Sommaire
Arkevia : fonctionnement détaillé d’un coffre-fort numérique sécurisé
Arkevia, développé par le groupe Cegedim, est une solution en ligne accessible via n’importe quel navigateur, conçue pour centraliser de manière sécurisée vos documents sensibles. Il ne s’agit pas d’un simple espace de stockage cloud, mais d’un véritable coffre-fort numérique garantissant la protection des données avec la conformité à la norme NF Z42-013 et au RGPD.
Ce service automatise le dépôt mensuel des bulletins de paie par les employeurs et permet à l’usager d’ajouter manuellement d’autres documents essentiels : contrats, diplômes, pièces d’identité, attestations ou encore documents de santé. Son interface intuitive classe l’ensemble autour d’un tableau de bord avec une “Boîte de réception” et des dossiers personnalisables, facilitant la gestion et la recherche.
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Grâce au cryptage des données, chaque fichier bénéficie d’une couche de sécurité supplémentaire qui interdit tout accès non autorisé. La plateforme archive automatiquement vos documents pendant 50 ans, avec une conservation assurée au-delà de la durée légale de 5 ans exigée pour les bulletins de paie, ce qui simplifie le suivi et la liquidation de vos droits sociaux.
Les étapes d’inscription et d’utilisation simples pour tous
L’inscription débute sur myarkevia.com, où vous saisissez un code secret fourni par votre service RH. Le protocole impose la création d’un mot de passe complexe incluant majuscules, chiffres et symboles, assurant un premier niveau élevé de sécurité des données.
Après validation, vos bulletins de paie sont automatiquement déposés en toute sécurité, et vous recevez une notification à chaque ajout. Il est même possible d’affilier plusieurs employeurs pour centraliser toutes vos archives au sein d’un même espace personnel. Vous disposez également de fonctions simples pour trier, renommer ou partager vos documents via des liens temporaires renforcés par des paramètres d’expiration, assurant un stockage sécurisé et un partage contrôlé.
Avantages d’Arkevia pour salariés et entreprises : sécurité, accessibilité et écologie
Du point de vue salarié, Arkevia offre la protection des données avec un stockage fiable, accessible en permanence, et sans frais pour l’utilisateur. Vous pouvez ainsi compter sur une archivage pérenne qui vous accompagne même après un changement d’employeur. L’accès via smartphone ou ordinateur est disponible 24/7, permettant d’obtenir instantanément les documents nécessaires à une démarche administrative ou bancaire.
- Gratuité totale du service pour l’utilisateur final
- Archivage garanti sur 50 ans avec valeur légale
- Accès multi-employeurs centralisé dans un même espace
- Partage sécurisé des documents avec expiration paramétrable
- Interface intuitive adaptée aux novices comme aux confirmés
Employeurs et services RH bénéficient d’une solution optimisant la gestion administrative, économisant en moyenne 3 à 5 minutes par bulletin. Pour une entreprise de 100 salariés, ce gain représente près de 60 heures annuelles libérées de tâches répétitives, tandis que les coûts liés au papier, à l’impression et au courrier chutent de 960 à 1 800 euros par an. En parallèle, la consommation papier diminue d’environ 12 000 feuilles, participant activement à la politique RSE.
| Critère | Conservation Papier | Arkevia | |
|---|---|---|---|
| Durée de conservation garantie | Variable | 3-5 ans max | 50 ans |
| Risque de perte | Élevé | Moyen | Très faible |
| Accessibilité | Limitée | Dépend fournisseur | Permanent (24/7) |
| Sécurité | Faible | Moyenne | Très élevée – cryptage avancé |
| Conformité RGPD | Non applicable | Partielle | Totale |
| Coût pour l’utilisateur | 0 € | 0 € | 0 € |
Retours d’expérience : fiabilité et limites observées d’Arkevia
Nous avons expérimenté Arkevia sur plusieurs mois avec des utilisateurs de profils variés. L’interface dépouillée facilite la prise en main rapide, même pour des personnes peu habituées au numérique. Les notifications efficaces garantissent que vous ne manquiez aucun dépôt. Un point remarquable réside dans la fonctionnalité « tiers de confiance » qui permet de désigner une personne habilitée à accéder au coffre-fort en cas d’incapacité ou après un décès, ajoutant une dimension humaine et responsable à la gestion des données personnelles.
En matière d’amélioration, l’absence d’application mobile reste un léger désavantage, obligeant à se connecter via navigateur mobile. De plus, l’espace de stockage, bien que suffisant pour les archives administratives et bulletins de paie, peut devenir limité pour les utilisateurs souhaitant y concentrer une quantité très importante de fichiers volumineux.
Face aux concurrents comme Mypeopledoc ou Digiposte, Arkevia tire avantage de sa gratuité totale et son engagement sur la durée longue d’archivage. Son adoption est vivement recommandée pour toutes les entreprises souhaitant conjuguer simplicité, rigueur réglementaire et sauvegarde en toute sécurité.
